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领导出差安排

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案例

任务情境

2月 18日星期三上午,北京阳光公司总经理薛阳收到一封制鞋业协会发来 的邀请函,邀请薛总参加 3月 22-24日在上海举行的服装行业峰会。看完信后, 薛总把秘书黎薇叫进办公室。

对她说:“我准备参加下月在上海举行的服装行业峰会,并与市场部经理和 公关经理同行, 峰会期间要与当地代理公司品牌厂家的两位经理共进晚餐, 然后 到苏州、杭州拜访当地客户,两个地方各停留一天,然后从杭州乘飞机返回。 ” 说完,总经理将邀请函交给秘书,说:“你去给我制作一份去上海参加中国 服装行业峰会的行程计划, 与客户联系会面时间和地点, 并准备好相关的文件资 料。后天交给我。

任务分析

领导因公出差之前,往往需要秘书协助做好准备工作,如车票的预订、准 备携带资料、与会见单位提前联系、预借差旅费、制作行程表等,有时还需要预 订酒店。

知识点 :行程计划内容,出差人员食、宿标准及报销规定等。

技能点 :出行信息如航班、车次、酒店等的查找及预订,计划及制作出差 日程表,与会见方及组委会沟通,资料和信息收集及利用等。

工作任务及要求

为总经理上海出差做好准备工作。

(1)制定出差行程计划。成果为《总经理上海出差行程计划》 ,要求时间准 确、 地点明确、 事件清楚, 经费预算符合公司财务要求。 可参考知识链接中表二。 (2)列出携带物品清单。成果为《总经理上海出差资料和物品一览表》 ,要 求将物品进行分类,明细清楚。可参考知识链接中表一。

(3)出差前的准备工作。要求简单陈述上司出差前的准备工作。

实施步骤:

1. 制定出差行程计划

【操作流程】

了解上司出行情况→与有关人员沟通→查询相关信息→制定出差行程计划 →报请上司批准

步骤 1 了解上司出行情况

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