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领导出差安排

领导出差安排
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秘书要清楚上司出差事由、目的地、外出时间、返回时间、随行人员、会见 人员、外出期间工作事项等内容。若上司没有交代,则秘书可以向上司询问,并 了解上司的意图。 再制定合上司心意的行程计划表。 若上司没有特别交代, 秘书 或助理可根据当时的车票、 机票价格、 旅行时间、 出发时间和抵达时间设计一个 优化的旅行线路,便于上司选择和确定。

步骤 2 与有关人员沟通

秘书要提前与有关人员进行沟通,提前联系好,才好制作具体的行程表。 步骤 3 查询相关信息

主要了解出行乘坐交通工具及其票务信息, 起程、 抵达及运行时间, 与主办 方联系确认有关细节, 住宿地点位置及房价, 随行人员联系方式, 会晤人员基本 信息及联系方式等。

步骤 4 制定出差行程计划表

秘书根据上司意图及查询到的相关信息,制定一份上司的出差行程计划表。 一般包括以下三个方面内容。

①出行提示。主要是行程出发、到达、返回时间,送、接安排,乘坐交通 工具,会见人员的先后顺序,出差地气候特点等出行有关事项。

②出差行程表。将出差期间的事件、日期、时间、地点、有关人员等内容 整合在一张表中,简便直观。出差行程表经上司审定后,打印三份,一份公司保 留,一份上司及随行人员携带,一份秘书保管。

③所需资料清单及经费预算。经费预算主要有交通费、住宿费、餐饮费、 会务费、机动费等项目。

步骤 5 报请上司批准

秘书根据查询的出行信息制定的交通工具、出行线路及时间安排等,最终 要得到上司的认可,然后才可按计划执行。

2. 携带物品清单

上司出差所携带的物品不外乎业务文件和资料、出差资料、办公用品和个 人物品四类。

⑴业务文件和资料,如邀请函、讲话稿、公司简介、商务文件、预洽谈单 位的资料、通信录、介绍信、名片等。

⑵差旅资料,如目的地介绍、旅行指南、地图、机票、车票等。

⑶办公用品,如产品样品、笔记本电脑、移动存储设备、摄像机、礼品等。 ⑷提醒上司携带私人物品,如身份证、现金、信用卡、常备药品等。 3出差前的准备工作

【操作流程】

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